Por qué me gusta tanto la WBS?

Tengo en mi kit de supervivencia del líder de proyecto de TI un conjunto de herramientas que uso sistemáticamente. Una de ellas es la WBS. Buscando las razones del por qué, encontré dos: a) es muy barata (y práctica); b) me resuelve un par de temas importantes…

Breve introducción a la WBS

WBS significa Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) (en inglés Work Breakdown Structure, WBS). Es una herramienta muy sencilla cuyo principal objetivo es estructurar el alcance del proyecto en forma jerárquica.

Para ser más gráfico, imaginemos cómo sería una WBS para escribir un artículo en un blog:

 

Bien, un ejemplo sencillo. La estructura es fácilmente comprensible, posee niveles y cada caja “podría” ser considerada como un “mini-proyecto”.

Pero … ¿para qué sirve la WBS?

Para muchas cosas, podríamos decir que fundamentalmente es una herramienta de control. Listaré a título informativo sus usos y luego daré mi opinión personal acerca de dónde la considero más útil en un proyecto de TI:

• En etapa de Alcance
  • Para definir o confirmar el alcance del proyecto
  • Para estimar o cotizar un proyecto en una etapa previa a su inicio
• En etapa de Planificación
  • Para refinar el alcance y realizar una planificación más detallada
• En etapa de Control
  • Para controlar cambios
  • Para controlar presupuesto y calendario

Los principales beneficios:

• Es un input ideal para iniciar el proceso de estimación
• Ayuda a detectar las necesidades de recursos y justificarlas ante el sponsor
• Es una buena herramienta para las negociaciones de alcance del proyecto
• Ayuda a la identificación de riesgos (situados normalmente sólo en algunas “cajas”)
• Permite asignar responsabilidades y generar compromiso

¿Dónde me parece más útil en un proyecto de TI?

Por supuesto la uso para estimar entes del inicio de un proyecto, pero la estimación es un proceso muy aburrido como para escribir en un blog :)

El uso fundamental que yo le doy y sobre el que pongo las manos en el fuego es:

• Acordar el alcance del proyecto
• Repartir responsabilidades y generar compromiso

El siguiente es un caso real que armé (hace dos semanas) para un proyecto cuyo foco es crear un producto para ser vendido a múltiples clientes:

¿Tips para una buena WBS?

Algunos tips:

• La WBS debe entrar en una lámina de PowerPoint (con un tamaño de fuente que pueda ser leída). Esa lámina pasará por varias reuniones y generará mucho impacto visual, servirá para negociar alcance, responsabilidades, etc. Pierde su eficacia, si necesito recorrer varias láminas cada vez que la presento.
• Deben estar claramente identificados los responsables.
• Debe estar claramente identificado el alcance. Dicho de otra manera, se debe “ver” el producto del proyecto en esa lámina.

¿Hacia dónde oriento el diseño? Hay varias escuelas de pensamiento, todas válidas:

• Tareas: no puedo dejar de nombrarla ya que es la más común. Personalmente es la que menos me gusta porque se pierde el foco: “el proyecto es para construir un producto tangible, no para hacer tareas”.
• Producto: como comenté antes, la más efectiva porque ayuda a mantener la “visión del producto”.
• Responsables: normalmente tiene un primer nivel orientado a responsables para generar compromiso y no dejar dudas del alcance y área de responsabilidad de cada caja.
• Hibrida: la que más me gusta, que combina las anteriores según las necesidades. Personalmente siempre busco una buena combinación entre Producto y Responsables.

¿Cómo revisar la WBS?

Podríamos generar un amplio checklist para verificar una WBS, pero resumiré los más importantes:

• Queda bien claro el alcance del proyecto?
• Queda bien claro lo que quedó fuera del alcance del proyecto?
• Hemos verificado que las actividades de todos los integrantes del equipo estén en alguna caja de la WBS?
• Están las actividades que normalmente olvidamos? Por ejemplo: Compras, Infraestructura, Administración del Proyecto, Auditoría, Procesos y Organización, Seguridad, etc.

¿Cuánto tiempo lleva hacer una WBS?

1 hora y es por eso que me gusta.

Resumen

La WBS es una herramienta de administración de proyectos que, afortunadamente, entra dentro de la categoría “muy barata” y “muy efectiva”. Simplemente por esto no existe motivo válido para dejar de usarla. Es de ese tipo de prácticas que son un “camino de ida”.

Espero haber sido útil. Hasta la próxima!