¿Project Server?

Microsoft Project Server es la herramienta de Microsoft pensada para soportar lo que comúnmente se conoce como Enterprise Project Management (EPM). Si bien es una herramienta bastante conocida, a menudo no está claro su alcance ni las diferencias con Microsoft Project. Este artículo pretende resolver las inquietudes alrededor del tema. Espero que les sea útil.

Introducción y un poco de historia

Hasta el año 2002, la herramienta ofrecida por Microsoft para administrar proyectos era "Project", una herramienta principalmente orientada a resolver la problemática del calendario, Gantt, camino crítico y balanceo de recursos. Esta es una herramienta de amplia difusión, muy útil, pero no pensada para resolver la problemática de múltiples proyectos.

Por esta razón, hacia el año 2002 nace la primera versión de Project Server (sus posteriores versiones fueron la 2003, 2007 y 2010, esta última en su fase beta). Project Server trae novedades importantes en relación al manejo de múltiples proyectos:

1. Los proyectos se guardan ahora en una base de datos centralizada.
2. El pool de recursos se guarda en una base de datos centralizada y es compartido entre proyectos.
3. El punto 1 y 2 hace que ahora sea posible reportar los reales de los proyectos, a través de la funcionalidad de Time Sheet.
4. Todo esto hace posible planificar la demanda de recursos.
5. La integración entre Project Server y SharePoint hace que sea posible manejar los homes de proyectos.
6. Toda esta información nos brinda una amplia capacidad de análisis que puede ser muy bien explotada a través de tecnología OLAP.

Este es un muy breve resumen, pero nos da una idea preliminar de las diferencias entre las herramientas.

La herramienta y los procesos

Project Server es una herramienta muy potente y tal como mencioné anteriormente soporta el EPM. Ahora bien, para soportar el EPM, el EPM tiene que existir y este, según mi humilde opinión, ha sido uno de los temas más difíciles de aclarar a la hora de implementar Project Server.

Intentaré profundizar un poco: para implementar Project (el tradicional) en una organización, alcanza con comprar la caja, instalar el software y en el mejor de los casos tomar una capacitación.

Sin embargo, esto no es así con Project Server. Para implementar Project Server, se requiere que la organización esté trabajando con algún proceso de Administración de Proyectos y de Administración y Control de la Cartera de Proyectos. Dependerá de la madurez de este proceso, qué funcionalidades de Project Server podremos implementar.

Pero por sobre todas las cosas deberemos tener siempre en claro que la herramienta debe adaptarse al proceso y no el proceso a la herramienta. Esto hace que una implementación típica de Project Server esté en el orden de los 4 a 6 meses (pudiendo ser más o menos dependiendo del caso).

Los pilares de Project Server

Para entender un poco más que información maneja Project Server, les dejo un "modelo de datos" conceptual y muy resumido, pero que permite ver hasta donde llegan las entidades que maneja:

Project Server permite registrar todo tipo de actividades: los proyectos, pero también las propuestas o actividades continúas (como el mantenimiento, soporte o la operación).

Por otro lado maneja los Recursos, cuya organización se refleja en la RBS (Resource BreakDown Structure).

Los recursos se asocian a la WBS de los proyectos a través de las asignaciones y sobre estas últimas se pueden cargar los presupuestos. También es posible reflejar el trabajo Real de los proyectos (a través de la funcionalidad de TimeSheet).

Finalmente, cada proyecto posee un Home de Proyecto (en SharePoint) que registra los issues, riesgos, entregables y documentos del proyecto (entre otras entidades).

Finalmente existen los campos personalizados, que nos permiten categorizar Proyectos y Recursos principalmente. Una buena utilización de estos campos enriquece notablemente el análisis que posteriormente podemos hacer a través de los cubos OLAP del producto.

Insisto, es un modelo muy simplificado e ilustrativo para tener una visión conceptual del producto.

La funcionalidad completa de Project Server

El último punto que quiero tratar en este primer artículo de Project Server es el resumen de las funcionalidades que maneja el producto. Les dejo un mapa mental, que siempre es más entretenido de leer que una guía del producto :-)

Arquitectura

Si bien escapa al objetivo de este artículo, les pego (a título informativo) un mapa de la arquitectura:

Concluyendo y próximos artículos

Como habrán podido ver, Project Server es una herramienta muy potente y compleja a la vez. Hay mucho más para escribir sobre el tema, especialmente relacionado con la forma más conveniente de encarar este tipo de proyectos o determinados puntos a tener en cuenta sobre algunas funcionalidades específicas. Espero poder tratar estos temas en próximos artículos.

Como siempre, que les haya sido útil y no dejen de hacerme llegar sus comentarios.

Enlaces interesantes

• Novedades sobre Project Server 2010! en Surpoint/ProjectServer2010.
• Guía de producto de Project Server en Microsoft.
• Sitio web de Project: http://www.microsoft.com/project/.

Hasta la próxima!