Cómo logramos llevar adelante un proceso de mejora que luego perdure y que quienes lo van a aplicar estén convencidos que, siguiéndolo y puliéndolo trabajarán mejor, más motivados y, disfrutando de lo que hacen?. Existe una fórmula mágica que podamos aplicar a nuestros proyectos? Sabemos qué ingredientes la componen y en qué proporción?
Posiblemente no tengamos una respuesta exacta aplicable a todos los casos, sin embargo vemos que hay técnicas y herramientas que se repiten con buenos resultados, una de ellas, la que discutimos en esta entrada, es el taller o workshop.
Pero…qué lo hace exitoso, cuál es su secreto, es aplicable siempre, en qué puede fallar? Podrá utilizarlo en su próximo proyecto de mejora, o en el que está desarrollando hoy?
Veamos…
No es novedoso enfatizar la importancia de la comunicación en un proceso de mejora, como tampoco lo es incluir al workshop como una de las herramientas de que disponemos, para fomentar y canalizar esta comunicación. Pero aquellas prácticas que dan buen resultado deben ser discutidas y mejoradas, mostrando posibles implementaciones con sus bondades y dificultades.
Veamos brevemente los distintos puntos que creo interesan al utilizar la técnica de workshop:
- la justificación,
- el contenido del workshop,
- el momento en que incluirlo,
- la asignación de moderadores,
- el grupo de trabajo,
- los resultados esperados.
La justificación
Una de las preguntas que debemos estar preparados a responder ante la Dirección, llamo así al interesado que respalda esta mejora, es por qué motivo discutir con la gente un proceso, que de todas maneras tendrán que utilizar. Y algo más, tal vez no explicitado siempre, es cómo vamos a evitar que en esas sesiones de trabajo no se termine criticando a la organización actual.
Puede haber varias respuestas, una posible es que no se va a evitar la crítica al proceso actual, sí que se tratará de moderar la crítica a las personas, y que además de esa discusión se espera obtener un proceso mejorado, que la gente esté convencida de utilizar.
El contenido del workshop
El modelo actual; como sabemos, siempre hay uno. Y el modelo propuesto, presentado de modo tal que se pueda discutir a lo largo de varias sesiones; esto depende de lo que se quiera mejorar. Debe cuidarse la forma en que se presentará la información, para evitar aburridas sesiones de lectura de documentación.
El momento en que incluirlo
Al principio del trabajo de mejora.
Los moderadores
Expertos, no sólo en el modelo, sino en la práctica que están intentando mejorar. Rápidamente se pierde el interés, y el respeto profesional, ante un moderador que sólo habla desde la teoría. Debe además poder manejar la dinámica del grupo cuando se crea un ambiente motivante. Si bien depende del tamaño del proyecto y cantidad de personas asistentes al workshop, es conveniente que exista más de un moderador.
El grupo de trabajo
Expertos del área a mejorar, referentes dentro de su ámbito de trabajo. Aquí es necesario aclarar que nuestro trabajo como moderadores es lograr que estas valiosas personas sigan asistiendo, se interesen y vean productivo su aporte. La catarsis es casi inevitable cuando se logra el ambiente adecuado; no le teman, sólo contrólenla. Nuevamente depende del tamaño del proyecto, pero equipos de discusión en un workshop de más de 10 a 12 personas, son difíciles de manejar.
Los resultados esperados
Esta es sin duda la parte central del trabajo desarrollado en los workshops. Este tipo de reuniones, bien llevadas por el grupo, genera no sólo un proceso acordado con personas que son referentes y por lo tanto seguidas, sino como se sabe crea motivación en ellos, al considerar que el nuevo proceso tiene un aporte importante de sus conocimientos, además de tener la motivación de pertenecer al grupo que definió algo y que luego lo utilizaran otros. Hay bastante teoría que soporta esta idea de grupos de referencia.
El nuevo proceso es el resultado final esperado, pero además existen otras expectativas del grupo a tener en cuenta. Estas son todas las conclusiones y críticas que el equipo fue realizando durante las sesiones y espera que sean volcadas al nuevo proceso, y en muchos casos notificadas a la Dirección. Aquí estará la experiencia del moderador en cómo manejar esta situación con ambos interesados.
Conclusiones
- Las personas se motivan participando en la definición de aquellas cosas que luego las afectan.
- Un grupo de mejora relativamente pequeño y referente puede expandir la idea a uno mucho mayor, con mejor llegada.
- El moderador debe tener experiencia en manejar la dinámica de los workshops y ser un experto en el contenido de los temas que se discuten.
- La Dirección encontrará que estas reuniones, adecuadamente llevadas, lejos de convertirse en una crítica, ayudan a la comunicación y revelan problemas, algunos conocidos pero otros totalmente ignorados.
Definiciones
-es.wikipedia (parcial):
Un taller es también una sesión de entrenamiento o guía de varios días de duración. Se enfatiza en la solución de problemas, capacitación, y requiere la participación de los asistentes. A menudo, un simposio, lectura o reunión se convierte en un taller si son acompañados de una demostración práctica.
Una catarsis o experiencia catártica, es una experiencia interior purificadora, de gran significado interno, provocada por un estímulo externo, también se le conoce como "La liberación de las pasiones". Proviene del término griego Κάθαρσις, katarsis que significa purga o purificación, y es un término aceptado por la Real Academia Española.
-en.wikipedia:
In education, a workshop is a brief intensive course, a seminar or a series of meetings emphasizing interaction and exchange of information among a usually small number of participants.
Catharsis (Ancient Greek: Κάθαρσις) is a Greek word meaning "purification", "purging", "cleansing" or "clarification."
No hay comentarios:
Publicar un comentario