Introducción
En este artículo pretendo mostrar en forma resumida la propuesta de manejo de Cartera de Proyectos del producto Project Server en su versión 2010.
Para quienes estén interesados en ver las diferencias entre el manejo de la versión 2007 y 2010, agregué en la sección de Referencias un enlace a la página de Microsoft donde se explican. Para aquellos que estén interesados en la arquitectura y descripción del producto, agregué otros enlaces sobre el tema.
Nos concentraremos entonces en la propuesta de gobernanza de la Cartera de Proyectos que propone el producto.
Este gráfico resume los puntos que siguen:
Ciclo de Vida
La estrategia de la empresa da lugar a una serie de iniciativas que deben encararse para ejecutarla. Estas iniciativas a su vez, sirven como guía para la recepción de propuestas e ideas alrededor de ellas.
La recepción, registración, selección, evaluación, priorización, planificación y seguimiento de todas estas propuestas es el objetivo de la herramienta.
Estas actividades propone cumplirlas a través de cuatro grupos de procesos o fases:
1. Creación – Atiende la Gestión de la demanda.
2. Selección – Aplica las restricciones de objetivos, presupuestos, riesgos y recursos entre otras a las propuestas registradas y prioriza las propuestas seleccionadas.
3. Planificación – Las propuestas seleccionadas y priorizadas, requieren ahora una planificación detallada y tiempo y recursos.
4. Administración – Ve el comportamiento de los proyectos en cuanto a sus compromisos de entregas, tiempo y recursos, las posibles desviaciones y su impacto en la Cartera.
Roles intervinientes
Estos son posibles roles que intervienen en los procesos anteriores:
Creación:
· Cualquier persona de la Organización autorizada a enviar propuestas o ideas
· El sector en la Organización que conociendo las restricciones a aplicar, tenga autoridad para aceptar o postergar propuestas presentadas.
Selección:
· El sector en la Organización que conociendo los objetivos y las restricciones a aplicar, intenta componer la Cartera más óptima que los satisfaga.
Planificación:
· Aquella persona que presentó una idea aceptada, o a la que se le asignó una idea aceptada y que pueda desarrollar un Plan de Proyecto.
· El sector encargado de controlar que el detalle agregado a los proyectos no haya variado su elegibilidad
Administración:
· El Equipo de Trabajo
· El sector que tenga autoridad y responsabilidad para evaluar el desempeño de los proyectos y tomar o proponer las acciones necesarias en caso de desvíos.
Creación y manejo de la Cartera
Los siguientes puntos son interesantes de tener en cuenta acerca de la forma en que el producto propone lograr el objetivo arriba mencionado.
Fase de Creación
Gestión de la Demanda
La propuesta para la captura de ideas es amplia. Al estar sobre un entorno colaborativo, esta captura puede extenderse prácticamente a toda la Organización.
La información necesaria para ingresar una idea y que esta idea sea evaluada es mínima, evitando de este modo que no se presenten propuestas interesantes por falta de información al momento de ingresarlas.
La lista de ideas y propuestas no debe ceñirse sólo a aquellas propuestas que tengamos capacidad de ejecutar, de este modo estaríamos limitando nuestra capacidad de elegir, siendo esta elección la base de la estrategia.
Las limitaciones y filtros aparecerán más adelante y no en este momento.
Si bien se genera un mayor trabajo de análisis de propuestas, también permite obtener un mayor número de ellas.
Hecho este primer ingreso por el interesado, dependiendo del tipo de propuesta, esta se dirigirá automáticamente al primer proceso de evaluación.
Primera Evaluación
Esta primera evaluación acepta aquellas propuestas de interés y deja en suspenso, pero registradas, las restantes de modo tal de retomarlas en otro momento.
Agregado de Detalle
Para aquellas propuestas seleccionadas en esta primera ronda, se requiere ahora un completar el Caso de Negocio, incorporando información sobre beneficios, riesgos, tipo de personal requerido y periodo por el cual se lo requerirá, y costos.
Tambien puede aclararse el marco de tiempo en el cual la ejecución de este proyecto tiene sentido si se trata, por ejemplo, de aprovechar una oportunidad.
Toda esta información permitirá en los próximos pasos evaluar el proyecto con más precisión y priorizarlo.
Fase de Selección
Creación de la Cartera de Proyectos
Los procesos que componen la fase anterior dejaron un conjunto de propuestas que están alineadas con los objetivos estratégicos de la Organización, por ello fueron elegidas.
Los objetivos estratégicos a su vez pueden tener también distinta prioridad entre sí, otra actividad de esta fase, previa a la búsqueda de la cartera óptima es lograr ese ordenamiento.
Si ahora eligiéramos las cinco propuestas de menor costo por ejemplo, tomando sólo el costo como parámetro, quedaría una cartera posible, pero no podemos asegurar que sea la óptima.
La Cartera debe ser priorizada entonces en función de todas las variables intervinientes: prioridad de los objetivos entre sí, costos, disponibilidad de recursos, ventana de oportunidad para su realización.
Deben además contemplarse proyectos que, independientemente de su conveniencia estratégica deban realizarse en forma obligatoria, por ser regulatorios por ejemplo.
Este procesos dará entonces diversas posibilidades de Cartera (what-if), que cumplen en mayor o menor grado los objetivos, a un mayor o menor costo, por ejemplo.
Por último, las nuevas propuestas aceptadas difícilmente ingresen en una Cartera sin otros proyectos en ejecución de períodos anteriores. Estas competirán entonces con las que están en curso y surgirán decisiones acerca de mantener o no aquello que está en ejecución, si se mantienen las premisas que los hicieron elegibles en su momento o caso contrario deben ser abandonados y reemplazados por otros nuevos. Decisiones no sencillas.
Elegida aquella Cartera que cumple con las restricciones y rinde el mejor beneficio, se procederá a la siguiente Fase.
Fase de Planificación
Creación del Plan Detallado del Proyecto
Los proyectos que ahora conforman la Cartera a ejecutar deben ser bajados a detalle en su planificación. Recordemos que el plan contenido en el caso de negocio era tentativo y a nivel de recursos genéricos. Ahora esos recursos deben nominarse y asignarse.
El Jefe de Proyecto asignado creará el Equipo de Trabajo, el calendario y actualizará el costo- beneficio con la planificación real. Para ello tendrá la información de la disponibilidad de recursos determinando así a quien puede asignar a un perfil dado.
Aprobación final de proyecto
El plan detallado, registrado como línea de base cero o inicial, se remite a aprobación.
El plan es entonces revisado y aprobado o devuelto para su corrección, en caso de existir problemas, y la cartera puede en ese momento volver a recalcularse para detectar si aún se cumple con los objetivos inicialmente propuestos.
Fase de Administración
Ejecución del Proyecto
Los proyectos aprobados, planificados y con recursos asignados comienzan su etapa de Ejecución. En ella el Equipo de Proyecto efectúa las tareas organizativas típicas de registrar el esfuerzo, reportar el avance, registrar y controlar los riesgos e informar los temas del Proyecto que puedan requerir atención. El Jefe de Proyecto podrá controlar así el reporte de consumos y avance y tomar las acciones correctivas necesarias si se requirieran.
Control de la Cartera de Proyectos
La Organización encargada del control de la ejecución de la Cartera, dispone ahora de la información necesaria para determinar el estado de situación de cada proyecto y tomar acciones correctivas si lo requirieran.
Cierre del Proyecto
En el momento adecuado el Proyecto llegará a su fin y se verificará el estado de cierre, cumplimiento de costos, objetivos y calendarios para proceder a la baja del mismo de la Cartera.
Comentarios
1. Todo lo arriba mencionado describe un proceso relativamente sencillo y claro para la creación y administración de una Cartera de Proyectos.
2. Obviamente que el proceso será tan preciso como los datos que se le proporcionen. Una ventaja que presenta el enfoque del producto es que estos datos se ingresan en forma progresiva y cuando se los requiere. El no requerir información detallada desde el inicio permite:
· Evitar trabajo inútil en proyectos que finalmente serán descartados.
· Evitar momentos traumáticos para el proponente, ya que no invertió demasiado tiempo en ella y luego esta fue rechazada.
· Alentar a proponer nuevas ideas.
3. La plataforma colaborativa sobre la que está desarrollado el producto, ayuda a la facilidad de masificar la propuesta de ideas, aunque esto como dijimos más arriba recargue el análisis.
4. Deben estar formalizados algunos temas que no siempre lo están: Objetivos Estratégicos a lograr, costos, beneficios, riegos realistas, la disciplina de Caso de Negocio.
5. La variedad fomenta la innovación y el producto permite implementar una forma sencilla de capturar esa variedad y analizarla contra objetivos y restricciones conocidos.
6. Los flujos de trabajo conocidos y formalizados transparentan el proceso de evaluación y selección, disminuyendo las frustraciones y arbitrariedades.
7. La Cartera de Proyectos tiene que ser visto como algo necesario. La cantidad y variedad de proyectos debe justificar la instalación de la solución, de otro modo una lista ordenada y controlada cumpliría, aunque en forma acotada, la misma función mucho más sencillamente.
8. No hay nada más frustrante que la información desactualizada. Si la presentación de la Cartera no muestra información actual, perderá la confianza, el interés y de allí su razón de mantenerla.
Lo mencionado no pretende ser una descripción del producto Project Server. Simplemente comentarios acerca del proceso que implementa y algunas consideraciones, no técnicas, a tener en cuenta si se piensa en su implementación.
Espero les resulte de utilidad y los invitamos a discutir el tema, si les interesa, en el Grupo de Linkedin “Mejora de Procesos de TI” http://www.linkedin.com/groups?home=&gid=2603073&trk=anet_ug_hm
Saludos,
Raúl
Referencias:
1. Las novedades Project Server 2010-2007 en:
2. La arquitectura técnica del producto en:
http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee767687(office.14).aspx
3. Una descripción comercial sencilla pero bastante completa, no especifica de Project Server 2010 en:
http://www.microsoft.com/project/en/us/project-portfolio-management.aspx
4. Una descripción del producto Project Server 2010, se puede ver en este mismo blog en:
http://excelza.blogspot.com/2010/02/microsoft-project-2010-introduccion.html
5. Sobre Oficina de Proyectos (PMO), que contiene algunos temas de Administración de Cartera.
Running the Successful Hi-Tech Project Office. Eduardo Miranda, Artech House 2003.
En general los libros que tratan de la Oficina de proyectos (PMO) tratan en tema con mayor o menor profundidad.
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