Administración de la Cartera de Proyectos

La Captura de Ideas II - Administración de la Demanda

(Esta nota es continuación de las notas anteriores sobre Administración de la Cartera de Proyectos)

Este es el primer paso del proceso de Administración de la Demanda, entendiendo por esto al conjunto de actividades que permitan el pronóstico, planificación y posterior ejecución correcta de las actividades que contendrá la cartera.
El primer requisito que tiene este proceso es tener centralizada justamente la demanda y todas las restricciones que sobre ella se aplican: recursos, inversiones, etc.

Volviendo a la captura de ideas, a medida que se vayan presentando estas se registran para un análisis posterior.

Las propuestas deben estar asociadas a objetivos del negocio, esto es un requisito para intervenir en la cartera. Por lo tanto quien la presenta debe haber especificado, a su entender a cual de estos fines de negocio apunta.

Remitiéndome a una de mis entradas anteriores, aquí se ve la importancia de los objetivos estratégicos definidos y publicados. De otra manera las personas nunca podrán asociar las ideas a objetivos.

La primera actividad entonces de quien selecciona es ver si este requisito de alineamiento está completo. Si no es así, la idea no necesariamente debe descartarse, podrá quedar registrada para otra oportunidad, o ser devuelva a quien la remitió aclarando porqué no fue elegido.

Aquellas que resultaron seleccionadas por estar alineadas con la estrategia de la Organización podrán procesarse en forma individual o analizar el conjunto asociado a cada objetivo estratégico y ver si no hay superposición o posibilidad de unificación entre ellas.

Tendremos así un primer corte de nuevas ideas, asociadas a los objetivos que remitiremos al proponente para que complete, ahora sí, con más detalle su propuesta.

¿Qué deberá completar?

Demos el nombre general de Caso de Negocio: Posiblemente cada empresa adoptará un modelo distinto para este análisis, pero no deberán faltar elementos de la propuesta que luego serán utilizados en el proceso de optimización de la cartera. Beneficios, costos, calendario, recursos por tipo, posible fecha de comienzo, posible fecha de fin, riesgos, etc.

Es mayor detalle pero aun de alto nivel, por ejemplo los recursos pueden ser por tipo, cantidad y periodo de ocupación pero no referidos a personas especificas. Así el resto, la mejor aproximación posible, al momento de desarrollar el caso.

Como conclusión de este paso:

• La incorporación del mejor detalle conocido al momento de desarrollar el caso de negocio.
• La aparición de una serie de variables que luego entrarán en el proceso de selección de la mejor cartera. Implica conocerlas y registrarlas de antemano.
  Por ejemplo la cantidad de especialistas y su ocupación.
  El máximo de inversión en proyectos para el análisis en curso.
  Como dijimos antes los objetivos de negocio priorizados.
  Ventanas de tiempo aceptables para algunos proyectos .
  Riesgos y cualquier otra variable que intervenga en el proceso y que se pueda registrar.

¿Quiénes son los actores intervinientes?

• Quién pueda detallar el Caso de Negocio asociado a las ideas anteriormente presentadas
• La Oficina de Proyectos o equivalente, que ponga a disposición el entorno para recibir esos casos y se encargue de hacer verificar la completitud de la información solicitada.

Las herramientas aportan valor al permitir:

• Un ambiente colaborativo.
• Un lugar de registración centralizado, conocido y compartido con algunos formatos predefinidos para la captura por ejemplo de caso de negocio.
• Un flujo de trabajo que permita trasladar automáticamente estas propuestas al nivel de análisis adecuado.
• Un conjunto de consultas que permitan saber estado, cantidad, proponente, objetivos con los que la idea se alinea, otros datos que ya la propuesta posea, etc.

El proceso se torna más detallado pero recordemos que este se ejecutará sólo sobre el conjunto de ideas preseleccionado.

Hasta aquí la entrega, veremos en la próxima cómo esta información comienza a permitirnos elegir la mezcla óptima que compondrá la cartera.

Saludos,

Raúl