Administración de la Cartera de Proyectos

La Captura de Ideas I

(Esta nota es continuación de las notas anteriores sobre Administración de la Cartera de Proyectos)

La ideas no provienen sólo de los socios, los directores o los gerentes.

La innovación es un diferencial crítico en los negocios de hoy y esta capacidad está distribuida por las personas de la organización y no bajo un único rótulo de área funcional.

De allí la necesidad de tener un mecanismo ágil de captura, registro y análisis de estas ideas, ya que en alguna de ellas, o en la consolidación de varias, puede hallarse una oportunidad para el negocio.

No nos ocuparemos aquí de los pasos previos que la persona dio para generar su idea. Desarrollaremos el escenario a partir de ese punto. Propongo una posible secuencia de preguntas que se haría el generador de la idea.

1. ¿Porqué y para qué debería presentar una idea?
   ¿Qué motivaría a la persona a ponerse a pensar y sugerir ideas? Aquí el proceso debe ser claro, proponer objetivos que la empresa desea lograr, fechas y premios, si los hay, para aquellos que presenten propuestas. Todos los métodos para generar nuevas ideas ayudan.
2. ¿Cómo y dónde la presento?
   La existencia de un proceso difundido y formal para presentar ideas ayuda a resolver esta duda. La persona sabrá que pasos seguir y como registrarla.
3. ¿Cuánto detalle debo agregar para presentarla?
   Este es un tema importante. En el momento de la concepción, el proponente habrá pensado más en los beneficios que en los costos, posiblemente no tuvo en cuenta en forma detallada la disponibilidad de recursos, el esfuerzo, y el calendario requeridos, serán tentativos, muy tentativos.
   
   Aquí aparece una disyuntiva. ¿debe aceptar la Organización ideas que luego al analizarlas caerán por falta de recursos, calendario inconveniente, etc.? ¿Justificará el trabajo de análisis para cosas que luego rechazaremos?
   Mi respuesta es sí. Si buscamos ideas nuevas aceptemos todas las posibles, con el detalle que hasta ese momento se conozca. Los filtros vendrán luego.
   
   
4. ¿Y ahora que la presenté cómo sigue?
   Quien propone una idea necesita una respuesta si esta no es aceptada. Esa respuesta debe ser clara y conocido el proceso de evaluación. Qué fue lo que la idea no cumplió. Aquí nuevamente ayuda un proceso formal. Y lo más importante, aceptada o rechazada su idea, la persona debe saber cuál es el próximo paso que debe dar.

¿Quiénes son los actores intervinientes?

• Quién pueda presentar ideas
• La Oficina de Proyectos o equivalente, que ponga a disposición el entorno para recibir esas ideas, se encargue de hacer una primera clasificación y se comunique con el proponente.

Las herramientas aportan valor al permitir como mínimo.

• Un ambiente colaborativo.
• Un lugar de registración centralizado, conocido y compartido con algunos formatos predefinidos para la captura a nivel inicial de la idea.
• Un flujo de trabajo que permita trasladar automáticamente estas propuestas al primer nivel de análisis.
• Un conjunto de consultas que permitan saber estado, cantidad, proponente, objetivos con los que la idea se alinea, etc.

El proceso como se describe es lo suficientemente "liviano" como para no coartar la creatividad en esta etapa temprana requiriendo cosas que aun se desconocen y desmotivando al proponente.

Hasta aquí la entrega, veremos en la próxima cómo esta información comienza a procesarse y elegirse.

Saludos,

Raúl